走進微軟董事長比爾蓋茲的辦公室,你會看到他的辦公桌上有三個電腦螢幕。
但是卻沒有任何一張紙,他的工作世界已經全面進化到數位時代。
蓋茲日前於財星雜誌上撰文,暢談自己的工作方式。
他解釋,他的辦公桌上之所以有三個電腦螢幕,
是因為這樣做能夠提高工作效率。
這三個電腦螢幕可以如同單一電腦般操作,
左邊的螢幕是蓋茲的電子郵件收件匣,中間是他正在閱讀或回覆的電子郵件,
右邊則是他在瀏覽的網頁。
蓋茲表示,三個電腦螢幕可以讓他隨時察看是否有新進的電子郵件,
也可以讓他同時看著電子郵件,上網尋找郵件中所提到的內容,
不需要一直開關不同的檔案。蓋茲聲稱,只要使用過多螢幕的人,
就不會想再回到單螢幕的工作方式。
蓋茲的三個電腦螢幕中,之所以有兩個與電子郵件相關,
是因為在微軟,最常用的溝通媒介就是電子郵件。
就連電話留言和傳真,也都會化為電子郵件,躺在蓋茲的電子郵件信箱中。
面對這麼多的電子郵件,蓋茲擁有一套處理系統。
只有他認識的人可以直接寄信給他,如此一來,
他每天親自接到的電子郵件數,可以控制在一百封左右。
其他人寄給他的電子郵件,則由助理代看後再向他報告,以保持他與外界的連繫。
蓋茲認為,現今人們的挑戰不在於如何利用電子郵件溝通,
而在於如何把時間花在最重要的電子郵件上。
除非新進來的電子郵件看起來非常重要,
否則他不會放下手邊的工作立刻查看,讓電子郵件扼殺了工作效率。
蓋茲提醒,當資訊爆炸,如何保持專心變成一個問題,
另外一個問題是,不要誤以為握有許多的資訊,就等同於握有需要的資訊。
過去十二年來,每年五月蓋茲都會規劃一個思考週。
在思考週,他會離開辦公室去專心閱讀員工提出的報告,
每次通常要看一百篇以上,報告的內容是與公司或未來科技發展相關的議題。
過去蓋茲是自己一個人看報告,並且在報告上寫下他的想法,
現在他將這個過程數位化,而且開放給全公司的員工參與。
他把他的想法放到公司的內部網站上,員工可以立刻看到,並且提供回饋。
除了思考週,平常開會時蓋茲用的也是數位工具。
開會時,他會帶著一台掌上型電腦,以供自己做筆記用。
這台電腦也與辦公室的電腦連結,因此在會議中,
他能隨時取用所有的檔案及資料,而且會議結束後,
他也能在辦公室的電腦上,立刻運用他的筆記。
蓋茲表示,現在他的辦公室中,唯一剩下的一個低科技工具是白板。
他的白板下通常擺滿了各色白板筆,無論他在跟別人討論事情,
或者一個人靜下來思考時,白板都能幫助他腦力激盪。
資料來源:EMBA雜誌2006 年 5月號
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